メールはデバイスとしてのPCで確認(=PCにダウンロード)後も、契約しているプロバイダーのサーバーに元のメールが一定期間保存され残る。
そしてPCの設定でプロバイダーサーバーでの保存期間が選択ができる。
個人使用PCにダウンロードしたメールは外付けHDDを付ける等の対策で永久保存は可能。(もともとメールなんて添付されているファイル以外はほとんどテキストなので容量はびっくりするほど少ない)
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財務省ではメールサーバーを自前で持っている。
が、全省では膨大なメール数になるのでサーバーでの保存期間を限定しているだろう。
まあ個人使用のPCでは入れ替え時に消去しても、逆にメールサーバーには残っている可能性大。
ちなみにGoogleのGmail容量制限は1通25mbだって。